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Themen: Mindset, Selbstmanagement, Prioritäten, High Value Activities, Eisenhower Prinzip, Kundenbeziehungen, Kommunikation, Fokus, Produktivität, Leadership, Businessalltag

Wenn Lautstärke Priorität bekommt

Wir sprechen von Wunschkunden und meinen Menschen, mit denen uns die Zusammenarbeit leicht fällt, die uns auf Augenhöhe begegnen und unsere Arbeit wirklich schätzen.

Und ja: Wunschkunden sind Gold wert. Weil sie verstehen, was wir tun und warum.

Doch dann ist da dieses Auftragsloch, ein Kontostand, der nervös macht, oder einfach der Druck, Ja sagen zu müssen. Und ehe wir uns versehen, arbeiten wir mit Kunden, die eigentlich gar nicht zu uns passen. Kunden, die vielleicht auch drängeln, fordern und laut sind. Kunden, die auf die Frage „Wann soll das denn fertig sein?“ mit „Am besten gestern“ antworten.

Diese Kunden machen enorm Druck und reagieren auf jede noch so kleine Verzögerung ungehalten. Sie bringen uns dazu, ihre Themen vorzuziehen, während die leisen, wertvollen Projekte hinten runterfallen.

Ich nenne das die Freundlichkeitsfalle, weil wir ausgerechnet die Netten warten lassen und den Lauten nachgeben. Aus Freundlichkeit und Harmoniebedürfnis verschieben wir die Arbeit an den wertvollen Projekten, um die Forderungen derjenigen zu erfüllen, die am lautesten Druck machen. Absurd, oder? Wir belohnen damit unbewusst das Verhalten, das uns am meisten stresst und bestrafen genau die, die uns respektvoll und geduldig begegnen.

Der Ausweg? Klarheit, Struktur und gute Kommunikation. Um aus dieser Dynamik herauszukommen, braucht es drei Schritte:

  • Ein belastbares Mindset
    Wir können den Lärm außen nur dann leiser machen, wenn wir innerlich ruhig bleiben. Druck und Dringlichkeit entstehen nicht nur durch Kundenerwartungen, sondern auch durch unsere eigene Reaktion darauf. Ein klares Mindset hilft, Abstand zu gewinnen und nicht sofort in den Reaktionsmodus zu verfallen. Kurz durchatmen, die Situation prüfen, dann entscheiden, statt automatisch nachzugeben.

  • Eine neutrale Positionierung
    Ein objektives Bewertungssystem hilft, Emotionen herauszuhalten und Prioritäten klar zu setzen, egal, ob der Auftrag von einem netten oder einem fordernden Kunden kommt.

    Ein Klassiker ist das gute alte Eisenhower-Prinzip. Es teilt Aufgaben in vier Quadranten: wichtig und dringend, wichtig aber nicht dringend, dringend aber unwichtig, und weder dringend noch wichtig. So wird klar, wo die Energie wirklich hingehört. In der Praxis stößt dieses Modell jedoch an Grenzen, weil unser Alltag heute von einem endlosen Strom scheinbar dringender Aufgaben geprägt ist. Alles erscheint uns mittlerweile wichtig und dringend.

    Deshalb lohnt sich ein Blick auf die High-Value-Activities-Pyramide. Sie zeigt, wie du deine Energie dort einsetzt, wo sie langfristig den größten Unterschied macht. Stell dir eine Pyramide mit drei Ebenen vor:

    Unten: Routineaufgaben – E-Mails, Meetings, kleine Anfragen.
    Mitte: Aufgaben, die dein Geschäft stabil halten.
    Oben: Tätigkeiten mit echtem Mehrwert – strategische Arbeit, Kundenbeziehungen, Entwicklung neuer Angebote.

    Ziel ist, so viel Zeit wie möglich auf der obersten Ebene zu verbringen.
    Ein Beispiel: Statt sofort jede E-Mail eines drängelden Kunden zu beantworten, investiere Zeit in ein Konzept, das deinen besten Kunden langfristig weiterbringt. Das ist High Value. So bleibst du handlungsfähig – und lässt dich nicht mehr von kurzfristigem Druck treiben.

  • Eine klare Kommunikationsstrategie
    Struktur allein reicht nicht. Wer ständig Druck macht, bekommt kein schnelleres Ergebnis, sondern klare Grenzen. Freundlich, aber bestimmt zu kommunizieren, ist entscheidend: Erwartungen offen ansprechen, realistische Zeitpläne vereinbaren und Prioritäten transparent machen. So bleibst du souverän, ohne unhöflich zu wirken.

Heißt konkret:

  • Plane regelmäßig Fokuszeiten für deine wichtigsten Projekte ein.

  • Reserviere feste Slots für deine Wunschkunden.

  • Sag freundlich, aber bestimmt Nein, wenn jemand zu viel fordert.

Langfristiger Erfolg entsteht nicht durch Reaktion auf Druck, sondern durch bewusste Entscheidungen und durch den Mut, den eigenen Kurs klar zu halten. In unserem Programm „Selbstbestimmt & Profitabel“ helfen wir dir, genau diese Klarheit zu entwickeln.